Archive | November 2014

Manajemen Proses dan Perbaikan Proses

  • Proses => integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode & mesin atau peralatan dlm suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan.
  • Pihak yg terlibat dlm operasi & perbaikan proses:
  1. Pelanggan
  2. Kelompok kerja
  3. Pemasok
  4. Pemilik

Kategori informasi:

  1. Kebutuhan pelanggan
  2. Feedback

 

6 Komponen penting untuk manajemen proses

  • Kepemilikan, menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.
  • Perencanaan.
  • Pengendalian & menjamin efektivitas.
  • Pengukuran.
  • Perbaikan atau peningkatan.
  • Optimisasi.

 Langkah Perbaikan Proses

  • Mendefinisikan masalah proses (identifikasi output, identifikasi pelanggan, definisi kebutuhan pelanggan, identifikasi proses yg menghasilkan output, identifikasi pemilik proses).
  • Identifikasi & dokumentasi proses (diagram alir) => sebagai bahan informasi.
  • Mengukur performansi (proses, output, outcome) => mengacu pada harapan pelanggan.
  • Kelompoknya=> pelanggan, pemegang saham, karyawan & masyarakat.

Langkah Perbaikan Proses

  • Memahami mengapa suatu masalah terjadi (gejala, penyebab, akar penyebab).
  1. Apa masalah utama? Diagram pareto.
  2. Apa akar penyebab masalah? Diagram fishbone & 5 why.
  3. Apa sumber variasi (ketidakseragaman dlm sistem)? Preventif & korektif.
  • Mengembangkan & menguji ide-ide => ditujukan langsung pd akar penyebab.
  • Implementasi solusi & evaluasi.

 Penyebab Timbulnya Variasi

  • Penyebab Utama, faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses operasi yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem serta hasil-hasilnya.
  • Diselesaikan dengan perbaikan mendasar pada system yang ada.
  • Penyebab Khusus, kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam system.
  • Diselesaikan dengan menghilangkan sumber variasi.

 

Akar penyebab dari variasi & pemborosan di tempat kerja

  • Tata letak pabrik & kantor yg buruk
  • Waktu set-up peralatan & mesin yg panjang
  • Metode kerja yg tdk standar
  • Perencanaan yang buruk
  • Peralatan pengukuran yg tdk akurat
  • Masalah kualitas material dg pemasok

 

Waste Akar Penyebab
Overproduction, memproduksi lbh drpd kebutuhan pelanggan internal & eksternal Ketiadaan komunikasi, hny berfokus pd kesibukan kerja bukan utk memenuhi kebutuhan pelanggan
Delays (waiting time), keterlambatan yg tampak melalui org2 yg sedang menunggu mesin atau mesin yg sedang menunggu perawatan, bahan baku Inkonsistensi dlm metode kerja, waktu penggantian produk yg panjang
Transportation, memindahkan material / org dlm jarak yg jauh dari 1 proses ke proses berikutnya Tata letak yg jelek, ketiadaan organisasi dlm proses
Processes, mencakup proses2 tambahan atau aktivitas kerja yg  tdk perlu Ketidaktepatan penggunaan peralatan, pemeliharaan peralatan yg jelek, gagal mengkombinasi operasi kerja
Inventories,  menimbulkan aktivitas penangan tambahan yg seharusnya tdk diperlukan Peralatan yg tdk handal, aliran kerja tdk seimbang, pemasok yg tdk kapabel, peramalan kebutuhan yg tdk akurat
Motions, setiap pergerakan dari org atau mesin yg tdk menambah nilai kpd barang & jasa tsb Tata letak yg jelek, metode kerja yg tdk konsisten
Devective product, scrap, rework, customer returns Incapable processes,  insufficient training, ketiadaan prosedur-prosedur operasi standar

 

  • Peserta yg terlibat dlm proses manajemen terstruktur: sponsor,coordinator, pemilik proses, kelompok penasehat manajemen

Perbaikan Kualitas

 

Data

  • Data => dipakai untuk riset.
  • Data => Hipotesis & Ramalan.

Kegunaan data:

  1. Dasar penyusunan perencanaan dlm rangka memecahkan masalah.
  2. Alat control dlm pelaksanaan suatu perencanaan.
  3. Dasar evaluasi.

 

Pengelompokan Data

  • Menurut sifatnya: Kualitatif & kuantitatif.
  • Menurut sumber data (berpijak pada organisasi tertentu): internal & eksternal.

Menurut cara memperoleh:

  1. Primer (dikumpulkan sendiri).
  2. Sekunder (sudah jadi).
  • Menurut waktu pengumpulan:
  1. Cross section data (dikumpulkan pd waktu tertentu).
  2. Time series data (dikumpulkan dari waktu ke waktu).

 


Histogram

  • Salah satu alat yang membantu kita untuk menemukan variasi, yang menunjukkan:
  1. Distribusi dari pengukuran
  2. Frekuensi dari setiap pengukuran itu
  • Mengkomunikasikan informasi tentang variasi dalam proses
  • Membantu manajemen dlm membuat keputusan yg berfokus pd usaha perbaikan terus-menerus
  • Histogram => Frequency Graphic Representation (Organize, Visualize a set of data)

 

Histogram 1Histogram 2

 

Berpikir secara strategis

  • Pemikiran strategis => memandang secara jangka panjang & melihat gambar besarnya, termasuk organisasi & lingkungan kompetitif, dan mempertimbangkan bagaimana keduanya cocok berdampingan.
  • Manajemen strategis => kumpulan keputusan & tindakan yg digunakan dlm penyusunan & implementasi strategis untuk meraih tujuan organisasi.

 

Proses Manajemen Strategis

  • Penyusunan strategi => tahapan yang meliputi perencanaan & pengambilan keputusan yang membawa ke pembuatan tujuan perusahaan & pengembangan rencana strategis tertentu.
  • Implementasi strategi => tahapan yang meliputi penggunaan alat manajerial & organisasi untuk memanfaatkan sumber daya agar mencapai hasil strategis.
  • Analisis situasi => analisis kekuatan, kelemahan, peluang & ancaman (SWOT) yg dapat memengaruhi kinerja organisasi.

 

Proses Manajemen Strategis

Proses Manajemen StrategisDaftar Analisis kekuatan & Kelemahan Organisasi

Manajemen & Org Pemasaran SDM
Kualitas manajemen

Kualitas karyawan

Grafik organisasi

Perencanaan, informasi

Jalur distribusi

Pangsa pasar

Efisiensi periklanan

Kepuasan pelanggan

Kualitas produk

Reputasi layanan

Pengalaman & pendidikan karyawan

Tingkat pergantian karyawan

Kepuasan kerja

 

Keuangan Produksi Penelitian & Pengembangan
Tingkat pengembalian investasi

Margin keuntungan

Rasio kewajiban-ekuitas

Rasio persediaan

Lokasi pabrik

Lama pemakaian mesin

Pengendalian Mutu

Produktivitas/efisiensi

Penelitian aplikatif dasar

Kemampuan laboratorium

Program penelitian

Inovasi produk baru

Inovasi teknologi

 

Susunan Strategi di Tingkat Perusahaan

  • Unit Bisnis Strategis (UBS) => divisi org yg mempunyai misi usaha, rangkaian produk, competitor & pasar yg unik jika dibandingkan secara relative dg UBS lain di perusahaan itu
  • Matrix BCG =>konsep yg dikembangkan oleh Boston Consulting Group yg mengevaluasi UBS dikaitkan dg dimensi tingkat pertumbuhan usaha & pangsa pasar.
  • Pertumbuhan di ukur melalui tingkat pertumbuhan penjualan produk (dlm satuan %).
  • Pangsa pasar relative merupakan rasio pangsa pasar dr perusahaan terhadap pangsa pasa perusahaan pesaing terbesar dlm industry tsb.

 

Posisi Dampak Strategi
Bintang Berada pd tahap pertumbuhan dr siklus hidup & menciptakan kas yg cukup untuk mempertahankan pangsa pasar Mempertahankan status
Sapi perah Industri matang & pertumbuhan lambat, namun merupakan bisnis dominan di industry tsb Memanen
Tanda Tanya Industri berkembang & baru, namun memiliki pangsa pasar terbatas Membangun, mengembangkan pangsa pasar
Anjing Pangsa pasar rendah & tdk memiliki kemampuan berkembang Divestasi & likuidasi

 

BCG Matrix

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Advertisements

BCG Matrix

A BCG matrix, also known as a Boston matrix or growth-share matrix, helps organizations figure out which areas of their business deserve more resources and investment.

Developed by the Boston Consulting Group in the 1960s, the matrix framework categorizes products within a company’s portfolio according to each product’s growth rate, market share, and positive or negative cash flow. By using positive cash flows, a company can capitalize on growth opportunities.

“The payoff for leadership [in market share] is very high indeed, if it is achieved early and maintained until growth slows,” Boston Consulting Group’s Bruce Henderson told clients. “Investment in market share during the growth phase can be very attractive, if you have the cash. Growth in market is compounded by growth in share. Increases in share increase the profit margin…The return on investment is enormous.”

Parts of the growth-share matrix

The growth-share matrix helps organizations assess its companies and business units on two levels. The first is its level of growth within the market, while the second measures its market share relative to the competition within its industry.

To help businesses further analyze its assets, the matrix divides the business units or products into four categories, including:

Stars: The business units or products that have the best market shares and generate the most cash are considered stars. However, because of their high growth rate, stars also consume large amounts cash. This generally results in the same amount of money coming in that is going out. Stars can eventually become cash cows if they sustain their success until a time that the market growth rate declines.

Cash cows: Cash cows are the leader in the marketplace and generate more cash than they consume. These are business units or products that have a high market share, but a low growth prospects. According to NetMBA, cash cows provide the cash required to turn question marks into market leaders, to cover the administrative costs of the company, to fund research and development, to service the corporate debt, and to pay dividends to shareholders.

Dogs: Business units or products that are dogs are those have both a low market share and low growth rate.  They don’t earn a lot of cash, nor do they consume a lot. Most likely these aspects of a business are making little, if any money. Dogs are generally considered cash traps because businesses have money tied up in them, even though they are bringing back basically nothing in return. These business units are prime candidates for divestiture.

Questions marks: These parts of a business have high growth prospects, but a low market share. They are consuming a lot of cash, but bringing little back in return. In the end, questions marks — also known as a problem child — are losing money. However, since these business units are growing rapidly, they do have the potential to turn into a star. According to NetMBA, question marks must be analyzed carefully in order to determine whether they are worth the investment required to grow their market share.

BCG matrix examples

On the Cool Rules Pronto blog, Freddy J. Nager, Founder & Fusion Director, Atomic Tango LLC, examined how Coco-Cola’s BCG matrix might look. According to Nager, Coca-Cola’s cash cow is their namesake soft drink Coca-Cola, their star is their bottled water Desani, the dog is their sweetened juice drink Hi-C and their question mark is their energy drink brand Full Throttle.

Based on this matrix, Nager said Coca-Cola would better know where to invest more money and what products to back away from.

“As Coca-Cola’s CMO, you would use income from Coke to invest primarily in Dasani and Full Throttle, while looking to sell off Hi-C to some private equity fund with too much cash on its hands,”Nager wrote in the blog.

Making a BCG matrix

In order to create a BCG matrix, businesses need to gather all of the market share and growth rate data on their business units or products.  With those in hand, they will quickly be able to fill in their matrix.

When creating a growth-share matrix, businesses want to make one large square and divide it into four equal quadrants. Along the top of the entire box is market share or cash generation, while running down the left hand side of it is growth rate or cash use. On the left hand side of the top of the box is high market share, with low market share on the left. On the left hand side, high cash use is at the top and low cash use or growth rate is at the bottom.

Stars go into the upper left quadrant, and questions marks are put in the upper right square. At the bottom, cash cows go on the left, and dogs are placed on the right.

What this means is that stars have both high market share and growth rate, while questions marks have low market share and high growth rate. On the bottom, cash cows have low growth rate and high market share, with dogs having both low market share and growth rate.

Once a company plots out its matrix, it can begin to further analyze what it is dealing with. According to Economist, the conclusions drawn from such an analysis are to transfer the surplus cash from a conglomerate’s cash cows to the stars and the question marks, and to close down or sell off the dogs. In the end, question marks reveal themselves as either dogs or stars, and cash cows become so drained of finance that they inevitably turn into dogs.

source

Kerja Sama Tim

Tim

  • Satu unit yang terdiri atas dua orang atau lebih yang berinteraksi & mengoordinasi kerja mereka untuk mencapai tujuan tertentu
Kelompok Tim
Memiliki pemimpin yang ditunjuk Berbagi & menggilir peran kepemimpinan
Akuntabilitas individual Akuntabilitas mutual & individu (tanggung jawab terhadap 1 sama lain)
Tujuan kelompok & organisasi yang sama Visi atau tujuan khusus oleh tim
Hasil kerja individual Hasil kerja kolektif
Mengadakan pertemuan2 yg efisien Pertemuan2 yg mendorong diskusi terbuka & pemecahan masalah
Efektivitas secara tdk langsung diukur oleh pengaruh bisnis (spt kinerja keuangan) Efektivitas secara langsung diukur dg menilai kinerja kolektif
Mendiskusikan, memutuskan, mendelegasikan pekerjaan untuk para individu Mendiskusikan, memutuskan, berbagi pekerjaan

Model Efektivitas Tim Kerja

1

Model Efektivitas Tim Kerja

 Jenis Tim

  • Tim formal, tim yang diciptakan oleh organisasi sbg bagian dr struktur organisasi formal
  • Tim vertikal, tim formal yg terdiri atas seorang manajer & para bawahannya dlm rantai komando formal organisasi
  • Tim horizontal, tim formal yg terdiri atas karyawan2 dr tingkat hirarkis yg hampir sama, tetapi dr bidang keahlian yg berbeda
  • Komite, tim yg bertahan lama, terkadang permanen dlm struktur organisasi yg diciptakan untuk menangani tugas2 yg muncul kembali scr teratur
  • Tim dg tujuan khusus, tim yg diciptakan di luar organisasi formal untuk mengerjakan proyek kepentingan atau kreativitas khusus

Tim dengan Kepemimpinan Mandiri

  • Tim pemecahan masalah, biasanya terdiri dari 5 – 12 karyawan per jam dari departemen yg sama yg bertemu untuk mendiskusikan cara2 peningkatan kualitas, efisiensi dan lingkungan kerja
  • Tim dg kepemimpinan mandiri, tim yg terdiri atas 5 – 20 pekerja dg keterampilan lebih dari 1 yg menggilir pekerjaan untuk menghasilkan produk atau layanan yg menyeluruh, sering kali diawasi oleh seorang anggota yg dipilih

 Tim di Lingkungan Kerja Baru

  • Tim virtual, tim yg menggunakan kemajuan teknologi informasi & telekomunikasi sehingga para anggota yg terpisah secara geografis dpt berkolaborasi dlm proyek & mencapai tujuan bersama
  • Tim global, tim kerja yg terbentuk dari anggota2 dg kebangsaan yg berbeda yg aktivitasnya menjangkau bnyk negara, mungkin beroperasi sbg tim virtual atau bertemu dg berhadapan scr langsung

Karakteristik Tim

  • Ukuran
  • Peran anggota
  • Persan spesialis tugas, peran dmn individu tsb mencurahkan waktu & energi untuk membantu tim menyelesaikan tugas
  1. Memprakarsai ide
  2. Memberi opini
  3. Mencari informasi
  4. Meringkas
  5. Memberi semangat
  • Peran sosioemosional, peran dmn seorang individu memberi dukungan untuk kebutuhan emosional para anggota tim & kesatuan sosial
  1. Mendorong
  2. Berpadu
  3. Mengurangi ketegangan
  4. Mengikuti
  5. Berkompromi
  • Peran ganda, peran dmn seorang individu memberikan kontribusi pada tugas tim & menudkung kebutuhan emosional para anggota
  • Peran non partisipan, peran dmn seorang individu memberi sedikit kontribusi pada tugas ataupun kebutuhan sosioemosional para anggota

Peran Tim Anggota

Peran Tim Anggota

Tingkat Perkembangan Tim

Tingkat Perkembangan Tim

Kekompakan Tim

  • Merupakan sejauh mana para anggota tim teratrik pada tim & termotivasi untuk tinggal di dalamnya
  • Faktor yg mempengaruhi kekompakan tim:
  1. Interaksi tim
  2. Tujuan yang sama
  3. Ketertarikan pribadi terhadap tim

Norma Tim

  • Norma, standar perilaku yg sama-sama dimiliki oleh para anggota tim & membimbing perilaku mereka

Norma Tim

Mengatur Konflik Tim

  • Konflik, interaksi antagonistis dmn satu pihak berusaha untuk menghalangi maksud atau tujuan pihak lain
  • Penyebab konflik:
  1. Sumber daya yang langka
  2. Ambiguitas yurisdiksional
  3. Gangguan komunikasi
  4. Bentrokan kepribadian
  5. Perbedaan kekuasaan & status
  6. Perbedaan tujua

Gaya Menangani Konflik

  • Berkompetisi
  • Menghindar
  • Berkompromi
  • Mengakomodasi
  • Berkolaborasi
  • Tujuan paling utama, tujuan yg tdk dapat dicapai oleh satu pihak
  • Penawaran/negosiasi
  • Mediasi, proses penggunaan pihak ketiga untuk menyelesaikan perselisihan
  • Memudahkan komunikasi:
  1. Fokus pada fakta
  2. Mengembangkan banyak alternatif
  3. Mempertahankan keseimbangan kekuasaan
  4. Jangan pernah memaksakan konsensus

Manfaat Tim

  • Tingkat usaha
  • Fasilitas sosial, kecenderungan kehadiran orang lain untuk memengaruhi motivasi & kinerja seorang individu
  • Kepuasan Anggota
  • Pengetahuan & keterampilan pekerjaan yang luas
  • Responsivitas organisasi

Kerugian Potensial Tim

  • Penyusunan kembali kekuasaan
  • Penikmat Cuma-Cuma atau penumpang gelap, seseorang yg mendapat keuntungan dari keanggotaan tim, tetapi tdk memberikan kontribusi yg sebanding untuk pekerjaan tim
  • Biaya koordinasi, waktu & energi yg dibutuhkan untuk mengoordinasi aktivitas kelompok guna memungkinkan kelompok tsb mengerjakan tugasnya
  • Sistem revisi

Cara Menjalankan Pertemuan yg Baik

  • Persiapan sebelumnya
  1. Mendefiniskan tugas
  2. Mempersiapkan agenda
  3. Berikan undangan dengan selektif
  4. Tentukan batas waktu
  • Selama Pertemuan
  1. Mulai tepat waktu
  2. Jangan gunakan telepon seluler
  3. Nyatakan tujuan dan tinjau agenda
  4. Mendorong partisipasi
  5. Tetap pada tujuan semula
  • Setelah pertemuan
  1. Akhiri dengan panggilan untuk melakukan tindakan
  2. Tindak lanjut

Motivasi

  • Motivasi => kekuatan2 internal atau eksternal seseorang yg membangkitkan antusiasme dan perlawanan untuk melakukan serangkaian tindakan tertentu
  • Penghargaan intrinsik =>kepuasan yg diterima dalam proses melakukan tindakan
  • Penghargaan ekstrinsik => penghargaan yg diberikan oleh org lain

 Model Sederhana Motivasi

Motivasi

Dasar-dasar Motivasi

  • Pendekatan Tradisional
  • Pendekatan Hubungan Manusia
  • Pendekatan SDM (para karyawan adalah kompleks & termotivasi oleh banyak faktor)
  • Pendekatan Kontemporer
  1. Teori isi, menekankan analisis yg mendasari kebutuhan2 manusia
  2. Teori proses, berkenaan dg proses2 pemikiran yg memengaruhi perilaku
  3. Teori penguatan, berfokus pd karyawan yg mempelajari perilaku kerja yg diinginkan

Perspektif isi pada Motivasi

  • Teori Isi => sekelompok teori yang menitikberatkan kebutuhan-kebutuhan yang memotivasi orang-orang
  • Hirarki Teori Kebutuhan, mengemukakan bahwa orang2 termotivasi oleh 5 kategori kebutuhan-fisiologis, keamanan, kepemilikan, penghargaan & aktualisasi diri-yg ada dlm susunan hirarkis
  1. Kebutuhan Fisiologis
  2. Kebutuhan akan rasa aman
  3. Kebutuhan akan kepemilikan
  4. Kebutuhan akan penghargaan
  5. Kebutuhan aktualisasi diri
  • Teori ERG => modifikasi teori hirarki kebutuhan yang mengusulkan tiga kategori kebutuhan:
  1. Kebutuhan kehidupan
  2. Kebutuhan keterhubungan
  3. Kebutuhan pertumbuhan

Prinsip frustasi regresi => ide bahwa kegagalan memenuhi kebutuhan tingkat tinggi mungkin menyebabkan regresi terhadap kebutuhan tingkat lebih rendah yg telah terpenuhi

  • Teori 2 Faktor:
  1. Faktor higiene, faktor yg melibatkan kehadiran atau ketidakhadiran faktor2 yg membuat pekerjaan menjadi tdk memuaskan, termasuk kondisi kerja, bayaran kebijaksanaan perusahaan dan hubungan antarpersonal
  2. Motivator, faktor yg mempengaruhi kepuasan pekerjaan berdasarkan pd pemenuhan kebutuhan tingkat tinggi spt pencapaian, pengakuan, tanggung jawab dan peluang pertumbuhan

Teori 2 Faktor

Teori Kebutuhan yg Didapat (David McClelland)

  • Orang-orang tidak lahir dengan kebutuhan2 ini, tetapi mungkin mempelajarinya melalui pengalaman hidup mereka
  1. Kebutuhan akan pencapaian
  2. Kebutuhan akan pertalian
  3. Kebutuhan akan kekuasaan

Perspektif Proses pada Motivasi

  • Teori Proses, sekelompok teori yang menjelaskan bagaimana para karyawan memilih perilaku2 yg dpt memenuhi kebutuhan mereka & menentukan apakah pilihan mereka berhasil
  • Teori Keadilan, teori proses yang befokus pada persepsi individu tentang seberapa adil mereka diperlakukan dibandingkan dg orang lain
  • Keadilan, situasi yg ada ketika rasio antara hasil seseorang dan masukan sama dengan milik orang lain

Metode untuk mengurangi ketidakadilan

  • Mengubah masukan-masukan
  • Mengubah hasil-hasil
  • Mengubah persepsi
  • Mengubah pekerjaan tersebut

Teori Harapan

  • Teori harapan, teori proses yang mengemukakan bahwa motivasi bergantung pada harapan para individu berkenaan dg kemampuan mereka untuk mengerjakan tugas2 & menerima penghargaan yang diinginkan

Elemen Teori Harapan

Elemen Teori Harapan

  • Harapan E -> P, mencurahkan usaha dlm tugas tertentu akan menghasilkan kinerja tinggi
  • Harapan P -> O, kinerja tugas yang berhasil akan membuahkan hasil yang diinginkan
  • Valensi, nilai atau daya tarik yang dimiliki seorang individu atas satu hasil

Perspektif Penguatan pada Motivasi

  • Teori penguatan, teori motivasi yang berdasarkan pada hubungan antara perilaku tertentu & konsekuensinya

Alat-alat Penguatan

  • Modifikasi perilaku, rangkaian teknik yg digunakan teori penguatan untuk memodifikasi perilaku manusia
  • Hukum pengaruh, asumsi bahwa perilaku yg dikuatkan secara positif cenderung diulangi & perilaku yg tidak dikuatkan atau dikuatkan secara negatif cenderung ditinggalkan
  • Penguatan, apapun yg menyebabkan perilaku tertentu diulangi atau ditinggalkan

Alat Penguatan

  • Penguatan positif, pelaksanaan konsekuensi yg menyenangkan & bermanfaat yg mengikuti perilaku yg diinginkan
  • Pembelajaran penghindaran, penghapusan konsekuensi yg tdk menyenangkan yg mengikuti perilaku yg diinginkan
  • Hukuman, pembebanan hasil2 yang tdk menyenangkan kpd seorang karyawan
  • Kepunahan, penarikan penghargaan positif

Mengubah Perilaku dengan Penguatan

Mengubah Perilaku dengan Penguatan

Desain Pekerjaan untuk Motivasi

  • Desain pekerjaan, penerapan teori motivasional pada struktur kerja untuk meningkatkan produktivitas & kepuasan
  • Penyederhanaan pekerjaan, desain pekerjaan yg tujuannya untuk meningkatkan efisiensi tugas dg mengurangi jumlah tugas yg hrs dikerjakan seseorang
  • Rotasi pekerjaan, desain pekerjaan yg secara sistematik memindahkan para karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain untuk memberi mereka variasi & stimulasi
  • Pembesaran pekerjaan, desain pekerjaan yg mengombinasikan serangkaian tugas menjadi satu pekerjaan baru yg lebih luas untuk membeir para karyawan variasi dan tantangan
  • Pengayaan pekerjaan, desain pekerjaan yang menggabungkan pencapaian, pengakuan & motivator tingkat tinggi lain ke dalam pekerjaan

Model Karakteristik Pekerjaan

  • Desain ulang pekerjaan, perubahan pekerjaan untuk meningkatkan kualitas pengalaman kerja & produktivitas para karyawan
  • Model karakteristik pekerjaan, model desain pekerjaan yg terdiri atas dimensi pekerjaan inti, keadaan psikologis kritis & kekuatan kebutuhan pertumbuhan karyawan
  • Dimensi pekerjaan Inti:
  1. Variasi keterampilan
  2. Identitas tugas
  3. Arti tugas
  4. Otonomi
  5. Umpan balik

Memotivasi di Lingkungan Kerja Baru

  • Pemberian kekuasaan, pendelegasian kekuasaan atau otoritas kepada para bawahan
  1. Para karyawan menerima informasi tentang kinerja perusahaan
  2. Para karyawan memiliki pengetahuan & keterampilan yg dpt dikontribusikan untuk mencapai tujuan perusahaan
  3. Para karyawan memiliki rasa kekuasaan untuk membuat keputusan substantif
  4. Para karyawan diberi penghargaan berdasarkan kinerja perusahaan

Manajemen Operasi & Jasa

  • Keberhasilan Strategis tergantung pada operasi yg efisien
  • Organisasi berusaha untuk membatasi biaya & meningkatkan kualitas dg memperbaiki cara mendapatkan material, menentukan fasilitas produksi, serta memperoduksi barang & jasa

 Organisasi sebagai Sistem Produksi

  • Inti teknis: inti dari hasil produk & jasa organisasi
  • Manajemen Operasi: bidang manajemen yg fokus pada produksi fisik dan jasa, serta menggunakan teknik-teknik khusus untuk memecahkan masalah manufaktur

 Organisasi sebagai Sistem Manajemen Operasi

Operasi & Jasa

 Operasi Manufaktur & Jasa

  • Organisasi manufaktur, organisasi yg memproduksi barang-barang fisik
  • Organisasi jasa, organisasi yg memproduksi hasil-hasil non fisik yg membutuhkan keterlibatan pelanggan & tdk bisa disimpan dlm persediaan

Perbedaan antara Organisasi Manufaktur & Jasa

Organisasi Manufaktur Organisasi Jasa
Memproduksi barang fisik Memproduksi hasil non fisik
Barang2 disediakan untuk pemakaian di kemudian hari Produksi & konsumsi yg terjadi bersamaan
Kualitas diukur secara langsung Kualitas dirasakan & sulit utk diukur
Hasil yg terstandarisasi Hasil yg disesuaikan dg keinginan pelanggan
Proses produksi jauh dr pelanggan Pelanggan berpartisipasi dlm prospod
Tempat fasilitas cukup penting bagi keberhasilan bisnis Tempat fasilitas sgt penting bagi keberhasilan perusahaan
Padat Modal Padat Karya

 Strategi Operasi

  • Merupakan pengakuan pentingnya operasi bagi keberhasilan perusahaan & keterlibatan para manajer operasi dlm perencanaan strategis organisasi

 4 Tingkat Strategi Operasi

Tingkat Strategi Operasi

 Perusahaan yg Terintegrasi

  • Manajemen Rangtai Pasokan, pengaturan urutan pemasok & pembeli, yg meliputi semua tingkat pemrosesan mulai dari pengumpulan bahan baku sampai pendistribusian barang2 yg sudah selesai diproduksi ke pelanggan akhir

Rantai E-Supply

Rantai E-supply

 Desain Produk & Jasa

  • DFMA (Design for Manufacturibility and Asembly)
  • 4 Objektif design produk:
  1. Fleksibilitas produksi
  2. Biaya
  3. Kualitas
  4. Keandalan

Pengadaan

  • Merupakan pembelian pasokan, jasa dan bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi
  • Pengadaan langsung => material & pasokan yang masuk ke produk perusahaan
  • Pengadaan tdk langsung => kertas, pena, peralatan kantor & meja konferensi

 Tata Letak Fasilitas

  • Tata letak proses => mesin2 yg mempunyai fungsi sama dikelompokkan ke 1 lokasi
  • Tata letak produk => mesin tugas diatur sesuai dg urutan langkah dlm proses produksi dari sebuah produk
  • Tata letak sel => mesin yg diperuntukkan bagi urutan produksi tertentu dikelompokkan dlm sel sesuai dg prinsip kelompok teknologi
  • Tata letak posisi tetap => produk tetap berada di 1 lokasi serta tugas & peralatan yg dibutuhkan dibawa kepadanya

Tata Letak Proses

Tata Letak Proses

Tata Letak Produk

Tata Letak Produk

Tata letak Sel

Tata Letak Sel

Tata Letak Posisi yang tetap

Tata Letak Posisi Tetap

Otomatisasi Teknologi

  • Merupakan sistem yg sgt canggih yg dpt bekerja hampir tanpa bantuan para karyawan sedan di desain
  • Teknologi Jasa
  • Sistem manufaktur fleksibel => lini produksi otomatis berukuran kecil atau sedang yg dpt disesuaikan untuk memproduksi lebih dari 1 lini produk
  • CAD => tegnologi produksi dmn komputer melakukan pekerjaan untuk merancang produk baru
  • CAM => teknologi produksi dmn komputer membantu dlm menuntun & mengendalikan sistem manufaktur
  • Lokasi fasilitas
  • Perencanaan Fasilitas => penentuan & penyesuaian kemampuan organisasi untuk menghasilkan produk & jasa agar dapat memenuhi permintaan pelanggan

Manajemen Persediaan

  • Persediaan => barang2 yg disimpan organisasi untuk digunakan dalam prospod sampai penjualan produksi akhir kpd para pelanggan
  • Persediaan barang jadi => persediaan yg terdiri atas barang yg telah melewati prospod yg lengkap tp belum dijual
  • Persediaan brg ½ jadi => persediaan yg terdiri atas bahan yg masih menjalani tingkat prospod
  • Persediaan bahan baku => persediaan yg terdiri atas masukan dasar untuk prospod organisasi
  • Pentingnya persediaan

Kuantitas Pesanan Ekonomis

  • Merupakan teknik manajemen persediaan yg didesain untuk meminimalkan total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan untuk barang2 persediaan
  • Biaya pemesanan => biaya yg berkaitan dg penempatan pesanan aktual, spt biaya pos, penerimaan & inspeksi
  • Biaya penyimpanan => biaya yg berkaitan dg penyimpanan barang, spt biaya tempat penyimpanan, biaya keuangan dan pengeluaran penanganan material

Rumus EOQ

  • C = biaya pemesanan
  • H = biaya penyimpanan
  • D = permintaan tahunan

Contoh :

Sebuah rumah sakit harus memesan perban operasi. Biaya pemesanan perban operasi adalah $15, biaya penyimpanan tahunan $6 dan permintaan perban tahunan adalah 605. Maka

EOQ

Pemesanan Ulang

  • Reorder Point (ROP) dihitung dengan rumus berikut yg mengasumsikan bahwa dibutuhkan 3 hari untuk menerima pesanan setelah rumah sakit melakukan pemesanan:

Pemesanan Ulang

  • Titik pemesanan ulang = tingkat yg paling ekonomis dmn sebuah barang persediaan hrs dipesan kembali
  • Beberapa barang persediaan ekstra (safety stock) digunakan untuk memastikan bahwa rumah sakit tidak kehabisan perban operasi

Perencanaan Kebutuhan Material

  • Persediaan yang bergantung pada permintaan => persediaan dmn permintaan atas suatu barang bergantung pada permintaan terhadap barang2 persediaan barang2 lainnya
  • Persediaan kebutuhan material => sistem pengendalian & perencanaan persediaan yg bergantung pd permintaan yg menjadwalkan jumlah yg tepat dari semua material yg dibutuhkan untuk mendukung produk akhir yg diinginkan

Persediaan Just In Time

  • Merupakan sistem pengendalian persediaan yg menjadwalkan material harus tiba dg tepat ketika material tsb dibutuhkan di lini produksi

Manajemen Logistik & Distribusi

  • Logistik => Aktivitas yg dibutuhkan untuk memindahkan material secara fisik ke dalam fasilitas operasi perusahaan dan untuk memindahkan barang jadi ke para pelanggan
  • Distribusi => memindahkan barang jadi ke para pelanggan, juga disebut dengan pemenuhan pesanan

Mengatur Produktivitas

  • Produktivitas => hasil produk & jasa organisasi yg dibagi dg masukan organisasi
  • Produktivitas faktor total => rasio hasil total terhadap masukan dari buruh, modal, material dan energi
  • Produktivitas parsial => rasio hasil total terhadap masukan dari sebuah kategori masukan utama

Memperbaiki Produktivitas

  • Produktivitas teknologi yg lebih baik merujuk pd penggunaan mesin, robot, komputer & teknologi lain yg lebih efisien untuk meningkatkan hasil-hasil
  • Produktivitas pekerja yg lebih baik berarti memiliki pekerja yg memproduksi lebih banyak hasil dlm periode waktu yg sama
  • Produktivitas manajerial yg lebih baik hanya berarti bahwa para manajer melakukan pekerjaan menjalankan bisnis yg lebih baik

Pemecahan Masalah dengan GKM

7 Tools

  • Lembar Periksa (Check Sheet)
  • Diagram Pareto
  • Diagram Sebab Akibat
  • Histogram
  • Scatter Diagram
  • Run Chart
  • Control Chart (Variable & Attribute)

Lembar Periksa (Check Sheet)

Formulir dimana item-item yang akan diperiksa telah dicetak dalam formulir itu, dg maksud agar data dapat dikumpulkan secara mudah dan ringkas.


Tujuan Lembar Periksa

  1. Memudahkan proses pengumpulan data, terutama untuk mengetahui bagaimana suatu masalah sering terjadi
  2. Mengumpulkan data tentang jenis masalah yg sedang terjadi
  3. Menyusun data secara terorganisir
  4. Memisahkan antara opini dan fakta

Langkah-langkah Pembuatan Lembar Periksa

  1. Menjelaskan tentang tujuan pengumpulan data
  2. Identifikasi apa variabel (kuantitatif) atau atribut (kualitatif) karakteristik kualitas yang sedang diukur
  3. Menentukan Waktu atau tempat pengukuran (per jam? Per hari?)
  4. Mengumpulkan data item yang sedang diukur
  5. Menjumlahkan data yang telah diukur
  6. Mengambil tindakan perbaikan atas penyebab masalah yang sedang terjadi

Lembar Periksa (Data Variabel)

  • Kita ingin mengetahui variasi dalam ukuran diameter dari suatu part tertentu. Telah ditetapkan o/ bagian disain bahwa spesifikasi ukuran diameter adalah 8,300+- 0,008cm

Contoh Lembar Periksa untuk Distribusi Proses Produksi Part Tertentu

Lembar Periksa

Lembar Periksa (Data Atribut)

  • Kita akan memeriksa proses akhir dari produk mainan plastik. Pemeriksaan memberikan tanda periksa, setiap kali menemukan produk cacat. Periode pengumpulan data ditetapkan selama 1 minggu pada tanggal xx-xx-xxxx. Pemeriksa berhasil memeriksa 1000unit mainan plastik dan menemukan bahwa 29 unit mainan ditolak karena cacat

Contoh Lembar Periksa Untuk Item Cacat

Lembar Periksa Item cacat


Diagram Pareto

Grafik batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya kejadian.


Kegunaan Diagram Pareto

  1. Menunjukkan masalah utama dengan mengurutkan prioritas dari beberapa masalah
  2. Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan
  3. Menunjukkan tingkat perbaikan setelah tindakan perbaikan pada daerah terbatas
  4. Menunjukkan perbandingan masing-masing masalah sebelum dan sesudah perbaikan

Langkah-langkah dalam Membuat Diagram Pareto

  • Menentukan masalah apa yang akan diteliti, mengidentifikasi kategori-kategori atau penyebab-penyebab dari masalah yang akan dibandingkan. Setelah itu merencanakan dan melaksanakan pengumpulan data
  • Membuat ringkasan daftar atau tabel yang mencatat frekuensi kejadian dari masalah yang telah diteliti menggunakan formulir pengumpulan data atau lembar periksa

Ringkasan Masalah

  • Membuat Daftar masalah secara berurut berdasar frekuensi kejadian dari yang tertinggi sampai terendah, serta hitunglah frekuensi kumulatif, persentase dari total kejadian dan persentase dari total kejadian secara kumulatif

Ringkasan Masalah

  • Membuat dua buah garis vertikal dan horizontal

Histogram

  • Mengambil tindakan perbaikan atau penyebab utama dari masalah yang sedang terjadi.
  • Untuk mengetahui akar penyebab dari suatu masalah, kita dapat menggunakan diagram sebab-akibat atau bertanya mengapa beberapa kali

Diagram Sebab Akibat

  • Suatu diagram yang menunjukkan hubungan di antara sebab dan akibat. Sering juga disebut dengan Diagram Tulang Ikan

Fungsi Diagram Sebab Akibat

  • Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah
  • Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah
  • Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut

Langkah-langkah Membuat Diagram Sebab Akibat

  • Mulai dengan pernyataan masalah-masalah utama yang penting dan mendesak untuk diselesaikan
  • Tulis pernyataan masalah itu pada “kepala ikan” yang merupakan akibat
  • Tulis faktor-faktor penyebab utama (sebab-sebab) yang mempengaruhi masalah kualitas sebagai tulang besar, juga ditempatkan dalam kotak.
  • Tulis penyebab sekunder yang mempengaruhi penyebab utama
  • Tulis penyebab tersier yang mempengaruhi penyebab-penyebab sekunder
  • Tentukan item-item penting dari setiap faktor dan tandailah faktor-faktor penting tertentu yang kelihatannya memiliki pengaruh nyata terhadap karakteristik kualitas
  • Catat informasi yang perlu di dalam diagram sebab-akibat itu: judul, nama produk, proses, kelompok, daftar partisipan, tanggal dll

Contoh Diagram Sebab Akibat

Tulang Ikan


Tips untuk menjadi Problem Solver

  • Dilarang untuk takut terhadap masalah
  • Selalu menggunakan data yang dikumpulkan melalui pengukuran yang akurat, bukan perkiraan
  • Mempelajari alat-alat manajemen untuk menyelesaikan masalah, karena Anda tdk akan menang dengan “tangan kosong”
  • Meningkatkan kemampuan teknikal melalui belajar keahlian khusus, teknik-teknik dan tricks
  • Selalu mengikuti langkah-langkah sistematik dalam perencanaan proaktif dalam setiap aktivitas perencanaan
  • Analisis akar penyebab yang mungkin terjadi
  • Jangan pernah mencari “kambing hitam”
  • Jangan pernah menyalahkan situasi dan kondisi, tetapi kondisikanlah diri Anda pada situasi yang tempat untuk menyelesaikan masalah

Langkah Peningkatan Proses

  • Mendefinisikan Masalah dalam konteks proses
  • Identifikasi dan Dokumentasi Proses
  • Mengukur Kinerja
  • Memahami mengapa suatu masalah dalam konteks proses terjadi?
Tingkat Observasi Tindakan Hasil
Gejala Mobil tidak hidup Memanggil kendaraan derek Mengeluarkan biaya sek itar Rp 1.000.000
Penyebab Aki tdk berfungsi Mengganti aki mobil Tiba terlambat di tujuan
Akar Penyebab Perawatan preventif tdk dilakukan secara tepat Implementasi perawatan mobil sesuai saran pabrik Mobil tdk mogok lagi (masalah hilang)

Bertanya (Penjualan menurun)

No Bertanya Mengapa Jawaban
1 Mengapa penjualan menurun sebesar 12% dalam kuartal pertama? Sebab kita menjual lebih sedikit produk, sementara harga tetap
2 Mengapa kita menjual lebih sedikit produk? Sebab biaya untuk iklan berkurang sebesar 25%
3 Mengapa biaya untuk iklan berkurang 25%? Sebab proposal anggaran yang diminta tidak diterima tepat waktu
4 Mengapa proposal anggaran tidak diterima tepat waktu? Sebab manajer periklanan tidak ada
5 Mengapa manajer periklanan tidak ada? Sebab posisi itu tidak ditempati sejak departemen periklanan dibuka sejak dua bulan yang lalu

Bertanya (Mesin sering macet)

No Bertanya Mengapa Jawaban
1 Mengapa mesin sering macet? Sebab pemberian minyak pelumas tidak cukup
2 Mengapa pemberian minyak pelumas tidak cukup? Sebab pompa penyalur minyak pelumas tidak bekerja dengan baik
3 Mengapa pompa penyalur minyak pelumas tidak bekerja dengan baik? Sebab sumbu pompa tidak berfungsi
4 Mengapa sumbu pompa tidak berfungsi? Sebab minyak pelumas kotor masuk ke dalamnya
5 Mengapa minyak pelumas kotor masuk ke dalamnya? Sebab operator kurang berpengalaman dalam mengurus mesin