Manajemen Proses dan Perbaikan Proses

  • Proses => integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode & mesin atau peralatan dlm suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan.
  • Pihak yg terlibat dlm operasi & perbaikan proses:
  1. Pelanggan
  2. Kelompok kerja
  3. Pemasok
  4. Pemilik

Kategori informasi:

  1. Kebutuhan pelanggan
  2. Feedback

 

6 Komponen penting untuk manajemen proses

  • Kepemilikan, menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.
  • Perencanaan.
  • Pengendalian & menjamin efektivitas.
  • Pengukuran.
  • Perbaikan atau peningkatan.
  • Optimisasi.

 Langkah Perbaikan Proses

  • Mendefinisikan masalah proses (identifikasi output, identifikasi pelanggan, definisi kebutuhan pelanggan, identifikasi proses yg menghasilkan output, identifikasi pemilik proses).
  • Identifikasi & dokumentasi proses (diagram alir) => sebagai bahan informasi.
  • Mengukur performansi (proses, output, outcome) => mengacu pada harapan pelanggan.
  • Kelompoknya=> pelanggan, pemegang saham, karyawan & masyarakat.

Langkah Perbaikan Proses

  • Memahami mengapa suatu masalah terjadi (gejala, penyebab, akar penyebab).
  1. Apa masalah utama? Diagram pareto.
  2. Apa akar penyebab masalah? Diagram fishbone & 5 why.
  3. Apa sumber variasi (ketidakseragaman dlm sistem)? Preventif & korektif.
  • Mengembangkan & menguji ide-ide => ditujukan langsung pd akar penyebab.
  • Implementasi solusi & evaluasi.

 Penyebab Timbulnya Variasi

  • Penyebab Utama, faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses operasi yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem serta hasil-hasilnya.
  • Diselesaikan dengan perbaikan mendasar pada system yang ada.
  • Penyebab Khusus, kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam system.
  • Diselesaikan dengan menghilangkan sumber variasi.

 

Akar penyebab dari variasi & pemborosan di tempat kerja

  • Tata letak pabrik & kantor yg buruk
  • Waktu set-up peralatan & mesin yg panjang
  • Metode kerja yg tdk standar
  • Perencanaan yang buruk
  • Peralatan pengukuran yg tdk akurat
  • Masalah kualitas material dg pemasok

 

Waste Akar Penyebab
Overproduction, memproduksi lbh drpd kebutuhan pelanggan internal & eksternal Ketiadaan komunikasi, hny berfokus pd kesibukan kerja bukan utk memenuhi kebutuhan pelanggan
Delays (waiting time), keterlambatan yg tampak melalui org2 yg sedang menunggu mesin atau mesin yg sedang menunggu perawatan, bahan baku Inkonsistensi dlm metode kerja, waktu penggantian produk yg panjang
Transportation, memindahkan material / org dlm jarak yg jauh dari 1 proses ke proses berikutnya Tata letak yg jelek, ketiadaan organisasi dlm proses
Processes, mencakup proses2 tambahan atau aktivitas kerja yg  tdk perlu Ketidaktepatan penggunaan peralatan, pemeliharaan peralatan yg jelek, gagal mengkombinasi operasi kerja
Inventories,  menimbulkan aktivitas penangan tambahan yg seharusnya tdk diperlukan Peralatan yg tdk handal, aliran kerja tdk seimbang, pemasok yg tdk kapabel, peramalan kebutuhan yg tdk akurat
Motions, setiap pergerakan dari org atau mesin yg tdk menambah nilai kpd barang & jasa tsb Tata letak yg jelek, metode kerja yg tdk konsisten
Devective product, scrap, rework, customer returns Incapable processes,  insufficient training, ketiadaan prosedur-prosedur operasi standar

 

  • Peserta yg terlibat dlm proses manajemen terstruktur: sponsor,coordinator, pemilik proses, kelompok penasehat manajemen

Perbaikan Kualitas

 

Data

  • Data => dipakai untuk riset.
  • Data => Hipotesis & Ramalan.

Kegunaan data:

  1. Dasar penyusunan perencanaan dlm rangka memecahkan masalah.
  2. Alat control dlm pelaksanaan suatu perencanaan.
  3. Dasar evaluasi.

 

Pengelompokan Data

  • Menurut sifatnya: Kualitatif & kuantitatif.
  • Menurut sumber data (berpijak pada organisasi tertentu): internal & eksternal.

Menurut cara memperoleh:

  1. Primer (dikumpulkan sendiri).
  2. Sekunder (sudah jadi).
  • Menurut waktu pengumpulan:
  1. Cross section data (dikumpulkan pd waktu tertentu).
  2. Time series data (dikumpulkan dari waktu ke waktu).

 


Histogram

  • Salah satu alat yang membantu kita untuk menemukan variasi, yang menunjukkan:
  1. Distribusi dari pengukuran
  2. Frekuensi dari setiap pengukuran itu
  • Mengkomunikasikan informasi tentang variasi dalam proses
  • Membantu manajemen dlm membuat keputusan yg berfokus pd usaha perbaikan terus-menerus
  • Histogram => Frequency Graphic Representation (Organize, Visualize a set of data)

 

Histogram 1Histogram 2

 

Berpikir secara strategis

  • Pemikiran strategis => memandang secara jangka panjang & melihat gambar besarnya, termasuk organisasi & lingkungan kompetitif, dan mempertimbangkan bagaimana keduanya cocok berdampingan.
  • Manajemen strategis => kumpulan keputusan & tindakan yg digunakan dlm penyusunan & implementasi strategis untuk meraih tujuan organisasi.

 

Proses Manajemen Strategis

  • Penyusunan strategi => tahapan yang meliputi perencanaan & pengambilan keputusan yang membawa ke pembuatan tujuan perusahaan & pengembangan rencana strategis tertentu.
  • Implementasi strategi => tahapan yang meliputi penggunaan alat manajerial & organisasi untuk memanfaatkan sumber daya agar mencapai hasil strategis.
  • Analisis situasi => analisis kekuatan, kelemahan, peluang & ancaman (SWOT) yg dapat memengaruhi kinerja organisasi.

 

Proses Manajemen Strategis

Proses Manajemen StrategisDaftar Analisis kekuatan & Kelemahan Organisasi

Manajemen & Org Pemasaran SDM
Kualitas manajemen

Kualitas karyawan

Grafik organisasi

Perencanaan, informasi

Jalur distribusi

Pangsa pasar

Efisiensi periklanan

Kepuasan pelanggan

Kualitas produk

Reputasi layanan

Pengalaman & pendidikan karyawan

Tingkat pergantian karyawan

Kepuasan kerja

 

Keuangan Produksi Penelitian & Pengembangan
Tingkat pengembalian investasi

Margin keuntungan

Rasio kewajiban-ekuitas

Rasio persediaan

Lokasi pabrik

Lama pemakaian mesin

Pengendalian Mutu

Produktivitas/efisiensi

Penelitian aplikatif dasar

Kemampuan laboratorium

Program penelitian

Inovasi produk baru

Inovasi teknologi

 

Susunan Strategi di Tingkat Perusahaan

  • Unit Bisnis Strategis (UBS) => divisi org yg mempunyai misi usaha, rangkaian produk, competitor & pasar yg unik jika dibandingkan secara relative dg UBS lain di perusahaan itu
  • Matrix BCG =>konsep yg dikembangkan oleh Boston Consulting Group yg mengevaluasi UBS dikaitkan dg dimensi tingkat pertumbuhan usaha & pangsa pasar.
  • Pertumbuhan di ukur melalui tingkat pertumbuhan penjualan produk (dlm satuan %).
  • Pangsa pasar relative merupakan rasio pangsa pasar dr perusahaan terhadap pangsa pasa perusahaan pesaing terbesar dlm industry tsb.

 

Posisi Dampak Strategi
Bintang Berada pd tahap pertumbuhan dr siklus hidup & menciptakan kas yg cukup untuk mempertahankan pangsa pasar Mempertahankan status
Sapi perah Industri matang & pertumbuhan lambat, namun merupakan bisnis dominan di industry tsb Memanen
Tanda Tanya Industri berkembang & baru, namun memiliki pangsa pasar terbatas Membangun, mengembangkan pangsa pasar
Anjing Pangsa pasar rendah & tdk memiliki kemampuan berkembang Divestasi & likuidasi

 

BCG Matrix

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s