Archives

Benchmarking & ISO 9001/14000

  • Patok duga merupakan proses membandingkan & mengukur operasi suatu organisasi atau proses internalnya dengan operasi atau proses dari kinerja terbaik dalam kelasnya yang berasal dari dalam atau luar organisasi.

 4 Faktor Kunci

  • Proses berkesinambungan.
  • Pengukuran.
  • Produk, jasa dan praktik.
  • Perusahaan terkenal sebagai pemimpin industry dunia.

 4 Jenis Patok Duga

  • Internal benchmarking = membandingkan operasi diantara fungsi2 dalam organisasi itu sendiri.
  • Competitibe benchmarking = memposisikan produk perusahaan terhadap produk pesaing
  • Functional benchmarking = investigasi pada perusahaan2 yg unggul dalam industry tdk sejenis.
  • Generic benchmarking = fungsi bisnis & proses adalah sama tanpa mempedulikan ketidakserupaan / ketidakjenisan di antara industri2

Patok duga sebagai perbaikan Kualitas

  1. Identifikasi proses & praktik manufaktur serta operasi lainnya yg membutuhkan perbaikan.
  2. Mencari perusahaan lain yg sukses dlm melakukan operasi yang hamper sama.
  3. Melakukan pengamatan & pengukuran secara terperinci mengenai bagaimana perusahaan yg sukses melakukan aktivitas & proses operasinya.
  4. Melakukan patok duga untuk perbaikan prosesnya dengan mengubah focus organisasi & mengembangkan keterampilan para manajer & karyawan.

 Proses patok duga

  • Perencanaan
  • Analisis
  • Integrasi
  • Implementasi
  • Fase kematangan

 ISO 9000

  • Seri ISO 9000 adalah suatu system terpadu untuk mengoptimalkan efektivitas mutu suatu perusahaan dg menciptakan sebuah kerangka kerja untuk peningkatan berkesinambungan.
  • Tujuan ISO:
  1. Organisasi mencapai & mempertahankan kualitas produk/jasa yg dihasilkan.
  2. Organisasi memberi keyakinan pd pihak manajemen sendiri bahwa kualitas telah dicapai & dapat dipertahankan.
  3. Organisasi memberi keyakinan pd pihak pembeli bahwa kualitas yg dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dlm produk atau jasa yg dijual.

Macam-macam ISO

  • ISO 9001 = model system jaminan kualitas dalam desain / pengembangan produksi, instalasi dan pelayanan.
  • ISO 9002 = model system jaminan kualitas dalam produksi dan instalasi.
  • ISO 9003 = model system jaminan kualitas dalam inspeksi dan pengujian akhir.

 4 jenis dokumen untuk memenuhi persyaratan registrasi

  • Manual Kualitas (dokumen tingkat I) = dokumen strategis yg berisi persyaratan kebijaksanaan kualitas yg dikeluarkan manajemen.
  • Prosedur-prosedur (dokumen tingkat II) = prosedur tertulis untuk mencapai kebijaksanaan kualitas yang telah dinyatakan dalam dokumen tingkat I.
  • Instruksi-instruksi (dokumen tingkat III) = dokumen operasional, berisi instruksi2 tertulis yang dikeluarkan sbg bagian dari implementasi prosedur2 yg ada dlm dokumen tingkat II.
  • Formulir-formulir (dokumen tingkat IV) = dokumen database, berisi catatan2 kualitas.

Strategi Memperoleh ISO 9000

  1. Komitmen manajemen puncak.
  2. Membentuk komite pengarah / coordinator ISO.
  3. Mempelajari standar & menilai kebutuhan ISO.
  4. Melakukan pelatihan terhadap semua staf organisasi.
  5. Memulai tinjauan ulang manajemen.
  6. Identifikasi kebijaksanaan kualitas, prosedur & instruksi yang dibutuhkan yg dituangkan dalam dokumen tertulis.
  7. Implementasi system manajemen kualitas ISO itu.
  8. Audit system kualitas perusahaan.
  9. Memilih registrar.
  10. Registrasi.

Memilih badan sertifikasi ISO

  • Badan sertifikasi ISO = perusahaan yang memiliki wewenang dalam menerbitkan ISO 9001 dg ketentuan yg telah dibuat o/ International Organization of Standarization.
  • Badan sertifikasi bisa dari dalam & luar negeri. Bedanya? harus memilih yang mana?
  • Apa Badan Sertifikasi yang disarankan?

 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO untuk Pimpinan Puncak

  • Menjadi alat powerful untuk mengukur performa perusahaan.
  • 5 parameter untuk mengukur kinerja perusahaan:
  1. Survey kepuasan pelanggan
  2. Keluhan pelanggan.
  3. Audit internal.
  4. Pengendalian produk tidak sesuai.
  5. Pencapaian sasaran mutu.

ISO 14000

  • Merupakan standar system manajemen lingkungan untuk menjaga kelestarian lingkungan akibat dari suatu kegiatan perusahaan.

Management Representative

  • Merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya penerapan system manajemen mutu di perusahaan Anda.
  • MR haruslah orang yg berada pada internal perusahaan pada jabatan manajerial.
  • Penunjukkan MR harus dilengkapi dengan surat penunjukkan resmi.
  • MR haruslah org yg paling memahami keseluruhan proses & disegani.

 Tugas & Tanggung Jawab MR

  • Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi
  • Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance
  • Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan
  • Menyiapkan dan merevisi dokumen (Manual yaitu Kualitas, Prosedur sistem mutu dan dokumentasi lainnya).
  • Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2000.
  • Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat Management Review
  • Mengukur & Mengawasi kinerja proses.
  • Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan.
  • Review Kebijakan mutu secara berkala

Kriteria seorang MR

  • Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO.
  • Pengetahuan yg luas tentang operasi perusahaan & system manajemen mutu.
  • Kemampuan untuk mendengarkan & mempengaruhi.
  • Kemampuan untuk meringkas informasi & berkomunikasi secara efektif.
  • Manajemen proyek & keterampilan organisasi.

Biaya Kualitas

  • Biaya kualitas adalah biaya yang berhubungan dengan penciptaan, pengidentifikasian, perbaikan, dan pencegahan kerusakan.

 Biaya Pencegahan

  • Biaya perencanaan kualitas.
  • Biaya tinjauan produk baru.
  • Biaya rancangan proses atau produk.
  • Biaya pengendalian proses.
  • Biaya pelatihan.
  • Biaya audit kualitas.

Biaya Deteksi Penilaian

  • Biaya pemeriksaan dan pengujian bahan baku yang dibeli.
  • Biaya pemeriksaan dan pengujian produk.
  • Biaya pemeriksaan kualitas produk.
  • Biaya evaluasi persediaan.

Biaya Kegagalan Internal

  • Biaya sisa bahan (scrap).
  • Biaya pengerjaan ulang.
  • Biaya untuk memperoleh bahan baku.
  • Factory “factory contact engineering”.

 Biaya Kegagalan Eksternal

  • Biaya penanganan keseluruhan selama masa garansi.
  • Biaya penanganan keluhan di luar masa garansi.
  • Pelayanan produk.
  • Product liability.
  • Biaya penarikan kembali produk.

 Konsep Biaya Kualitas

  • Biaya kualitas dibandingkan dengan nilai penjualan.
  • Biaya kualitas dibandingkan terhadap keuntungan.
  • Biaya kualitas dibandingkan dengan HPP.

 Pelibatan & Pemberdayaan Karyawan

  • Pelibatan karyawan => proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua tingkatan organisasi dalam pembuatan keputusan & pemecahan masalah.
  • Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal berikut:
  1. Manajer tingkat bawah memberi tanggung jawab pd karyawan.
  2. Melatih karyawan untuk melakukan delegasi & menerima tanggung jawab.
  3. Komunikasi & umpan balik perlu diberikan oleh manajer kepada karyawan.
  4. Penghargaan & pengakuan sbg hasil dari evaluasi kepada karyawan
  • PPK dianggap sbg penurunan kekuasaan.
  • Bekerja keras => bekerja tangkas => kerjasama & pemberdayaan.

Manajemen Partisipatif & PPK

  • Manajemen partisipatif => cara kerja dmn manajer selalu meminta bantuan karyawan untuk melakukan tugas pengambilan keputusan, pemecahan masalah.
  • PPK => mengarah pada karyawan untuk membantu dirinya sendiri & saling membantu.

 Faktor Penghambat PPK

  • Ketidaknyamanan manajer.
  • Nilai pribadi.
  • Ego.
  • Tidak berorientasi pada manusia.
  • Karakteristik kepribadian manajer.
  • Ketidakterlibatan manajer.
  • Struktur organisasi dan praktik manajemen.

Implementasi PPK

  • Brainstorming => manajer bertindak sebagai katalisator u mendukung diskusi antar peserta.
  • Groupthink => orang dalam suatu kelompok lebih banyak berfokus pada usaha untuk mencapai suatu keputusan yang baik.
  • Groupshift => anggota kelompok melebih-lebihkan keadaan awal & berharap bahwa akhirnya keputusan akan sesuai dengan apa yang benar-benar mereka butuhkan.
  • Nominal Group Technique
  1. Merumuskan permasalahan.
  2. Mencatat ide masing-masing anggota kelompok.
  3. Mencatat ide kelompok.
  4. Klarifikasi ide.
  5. Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai.
  • Gugus Kualitas
  • Kotak Saran
  • Management by Walking Around

Manajemen Proses dan Perbaikan Proses

  • Proses => integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode & mesin atau peralatan dlm suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan.
  • Pihak yg terlibat dlm operasi & perbaikan proses:
  1. Pelanggan
  2. Kelompok kerja
  3. Pemasok
  4. Pemilik

Kategori informasi:

  1. Kebutuhan pelanggan
  2. Feedback

 

6 Komponen penting untuk manajemen proses

  • Kepemilikan, menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.
  • Perencanaan.
  • Pengendalian & menjamin efektivitas.
  • Pengukuran.
  • Perbaikan atau peningkatan.
  • Optimisasi.

 Langkah Perbaikan Proses

  • Mendefinisikan masalah proses (identifikasi output, identifikasi pelanggan, definisi kebutuhan pelanggan, identifikasi proses yg menghasilkan output, identifikasi pemilik proses).
  • Identifikasi & dokumentasi proses (diagram alir) => sebagai bahan informasi.
  • Mengukur performansi (proses, output, outcome) => mengacu pada harapan pelanggan.
  • Kelompoknya=> pelanggan, pemegang saham, karyawan & masyarakat.

Langkah Perbaikan Proses

  • Memahami mengapa suatu masalah terjadi (gejala, penyebab, akar penyebab).
  1. Apa masalah utama? Diagram pareto.
  2. Apa akar penyebab masalah? Diagram fishbone & 5 why.
  3. Apa sumber variasi (ketidakseragaman dlm sistem)? Preventif & korektif.
  • Mengembangkan & menguji ide-ide => ditujukan langsung pd akar penyebab.
  • Implementasi solusi & evaluasi.

 Penyebab Timbulnya Variasi

  • Penyebab Utama, faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses operasi yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem serta hasil-hasilnya.
  • Diselesaikan dengan perbaikan mendasar pada system yang ada.
  • Penyebab Khusus, kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam system.
  • Diselesaikan dengan menghilangkan sumber variasi.

 

Akar penyebab dari variasi & pemborosan di tempat kerja

  • Tata letak pabrik & kantor yg buruk
  • Waktu set-up peralatan & mesin yg panjang
  • Metode kerja yg tdk standar
  • Perencanaan yang buruk
  • Peralatan pengukuran yg tdk akurat
  • Masalah kualitas material dg pemasok

 

Waste Akar Penyebab
Overproduction, memproduksi lbh drpd kebutuhan pelanggan internal & eksternal Ketiadaan komunikasi, hny berfokus pd kesibukan kerja bukan utk memenuhi kebutuhan pelanggan
Delays (waiting time), keterlambatan yg tampak melalui org2 yg sedang menunggu mesin atau mesin yg sedang menunggu perawatan, bahan baku Inkonsistensi dlm metode kerja, waktu penggantian produk yg panjang
Transportation, memindahkan material / org dlm jarak yg jauh dari 1 proses ke proses berikutnya Tata letak yg jelek, ketiadaan organisasi dlm proses
Processes, mencakup proses2 tambahan atau aktivitas kerja yg  tdk perlu Ketidaktepatan penggunaan peralatan, pemeliharaan peralatan yg jelek, gagal mengkombinasi operasi kerja
Inventories,  menimbulkan aktivitas penangan tambahan yg seharusnya tdk diperlukan Peralatan yg tdk handal, aliran kerja tdk seimbang, pemasok yg tdk kapabel, peramalan kebutuhan yg tdk akurat
Motions, setiap pergerakan dari org atau mesin yg tdk menambah nilai kpd barang & jasa tsb Tata letak yg jelek, metode kerja yg tdk konsisten
Devective product, scrap, rework, customer returns Incapable processes,  insufficient training, ketiadaan prosedur-prosedur operasi standar

 

  • Peserta yg terlibat dlm proses manajemen terstruktur: sponsor,coordinator, pemilik proses, kelompok penasehat manajemen

Perbaikan Kualitas

 

Data

  • Data => dipakai untuk riset.
  • Data => Hipotesis & Ramalan.

Kegunaan data:

  1. Dasar penyusunan perencanaan dlm rangka memecahkan masalah.
  2. Alat control dlm pelaksanaan suatu perencanaan.
  3. Dasar evaluasi.

 

Pengelompokan Data

  • Menurut sifatnya: Kualitatif & kuantitatif.
  • Menurut sumber data (berpijak pada organisasi tertentu): internal & eksternal.

Menurut cara memperoleh:

  1. Primer (dikumpulkan sendiri).
  2. Sekunder (sudah jadi).
  • Menurut waktu pengumpulan:
  1. Cross section data (dikumpulkan pd waktu tertentu).
  2. Time series data (dikumpulkan dari waktu ke waktu).

 


Histogram

  • Salah satu alat yang membantu kita untuk menemukan variasi, yang menunjukkan:
  1. Distribusi dari pengukuran
  2. Frekuensi dari setiap pengukuran itu
  • Mengkomunikasikan informasi tentang variasi dalam proses
  • Membantu manajemen dlm membuat keputusan yg berfokus pd usaha perbaikan terus-menerus
  • Histogram => Frequency Graphic Representation (Organize, Visualize a set of data)

 

Histogram 1Histogram 2

 

Berpikir secara strategis

  • Pemikiran strategis => memandang secara jangka panjang & melihat gambar besarnya, termasuk organisasi & lingkungan kompetitif, dan mempertimbangkan bagaimana keduanya cocok berdampingan.
  • Manajemen strategis => kumpulan keputusan & tindakan yg digunakan dlm penyusunan & implementasi strategis untuk meraih tujuan organisasi.

 

Proses Manajemen Strategis

  • Penyusunan strategi => tahapan yang meliputi perencanaan & pengambilan keputusan yang membawa ke pembuatan tujuan perusahaan & pengembangan rencana strategis tertentu.
  • Implementasi strategi => tahapan yang meliputi penggunaan alat manajerial & organisasi untuk memanfaatkan sumber daya agar mencapai hasil strategis.
  • Analisis situasi => analisis kekuatan, kelemahan, peluang & ancaman (SWOT) yg dapat memengaruhi kinerja organisasi.

 

Proses Manajemen Strategis

Proses Manajemen StrategisDaftar Analisis kekuatan & Kelemahan Organisasi

Manajemen & Org Pemasaran SDM
Kualitas manajemen

Kualitas karyawan

Grafik organisasi

Perencanaan, informasi

Jalur distribusi

Pangsa pasar

Efisiensi periklanan

Kepuasan pelanggan

Kualitas produk

Reputasi layanan

Pengalaman & pendidikan karyawan

Tingkat pergantian karyawan

Kepuasan kerja

 

Keuangan Produksi Penelitian & Pengembangan
Tingkat pengembalian investasi

Margin keuntungan

Rasio kewajiban-ekuitas

Rasio persediaan

Lokasi pabrik

Lama pemakaian mesin

Pengendalian Mutu

Produktivitas/efisiensi

Penelitian aplikatif dasar

Kemampuan laboratorium

Program penelitian

Inovasi produk baru

Inovasi teknologi

 

Susunan Strategi di Tingkat Perusahaan

  • Unit Bisnis Strategis (UBS) => divisi org yg mempunyai misi usaha, rangkaian produk, competitor & pasar yg unik jika dibandingkan secara relative dg UBS lain di perusahaan itu
  • Matrix BCG =>konsep yg dikembangkan oleh Boston Consulting Group yg mengevaluasi UBS dikaitkan dg dimensi tingkat pertumbuhan usaha & pangsa pasar.
  • Pertumbuhan di ukur melalui tingkat pertumbuhan penjualan produk (dlm satuan %).
  • Pangsa pasar relative merupakan rasio pangsa pasar dr perusahaan terhadap pangsa pasa perusahaan pesaing terbesar dlm industry tsb.

 

Posisi Dampak Strategi
Bintang Berada pd tahap pertumbuhan dr siklus hidup & menciptakan kas yg cukup untuk mempertahankan pangsa pasar Mempertahankan status
Sapi perah Industri matang & pertumbuhan lambat, namun merupakan bisnis dominan di industry tsb Memanen
Tanda Tanya Industri berkembang & baru, namun memiliki pangsa pasar terbatas Membangun, mengembangkan pangsa pasar
Anjing Pangsa pasar rendah & tdk memiliki kemampuan berkembang Divestasi & likuidasi

 

BCG Matrix

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Manajemen Operasi & Jasa

  • Keberhasilan Strategis tergantung pada operasi yg efisien
  • Organisasi berusaha untuk membatasi biaya & meningkatkan kualitas dg memperbaiki cara mendapatkan material, menentukan fasilitas produksi, serta memperoduksi barang & jasa

 Organisasi sebagai Sistem Produksi

  • Inti teknis: inti dari hasil produk & jasa organisasi
  • Manajemen Operasi: bidang manajemen yg fokus pada produksi fisik dan jasa, serta menggunakan teknik-teknik khusus untuk memecahkan masalah manufaktur

 Organisasi sebagai Sistem Manajemen Operasi

Operasi & Jasa

 Operasi Manufaktur & Jasa

  • Organisasi manufaktur, organisasi yg memproduksi barang-barang fisik
  • Organisasi jasa, organisasi yg memproduksi hasil-hasil non fisik yg membutuhkan keterlibatan pelanggan & tdk bisa disimpan dlm persediaan

Perbedaan antara Organisasi Manufaktur & Jasa

Organisasi Manufaktur Organisasi Jasa
Memproduksi barang fisik Memproduksi hasil non fisik
Barang2 disediakan untuk pemakaian di kemudian hari Produksi & konsumsi yg terjadi bersamaan
Kualitas diukur secara langsung Kualitas dirasakan & sulit utk diukur
Hasil yg terstandarisasi Hasil yg disesuaikan dg keinginan pelanggan
Proses produksi jauh dr pelanggan Pelanggan berpartisipasi dlm prospod
Tempat fasilitas cukup penting bagi keberhasilan bisnis Tempat fasilitas sgt penting bagi keberhasilan perusahaan
Padat Modal Padat Karya

 Strategi Operasi

  • Merupakan pengakuan pentingnya operasi bagi keberhasilan perusahaan & keterlibatan para manajer operasi dlm perencanaan strategis organisasi

 4 Tingkat Strategi Operasi

Tingkat Strategi Operasi

 Perusahaan yg Terintegrasi

  • Manajemen Rangtai Pasokan, pengaturan urutan pemasok & pembeli, yg meliputi semua tingkat pemrosesan mulai dari pengumpulan bahan baku sampai pendistribusian barang2 yg sudah selesai diproduksi ke pelanggan akhir

Rantai E-Supply

Rantai E-supply

 Desain Produk & Jasa

  • DFMA (Design for Manufacturibility and Asembly)
  • 4 Objektif design produk:
  1. Fleksibilitas produksi
  2. Biaya
  3. Kualitas
  4. Keandalan

Pengadaan

  • Merupakan pembelian pasokan, jasa dan bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi
  • Pengadaan langsung => material & pasokan yang masuk ke produk perusahaan
  • Pengadaan tdk langsung => kertas, pena, peralatan kantor & meja konferensi

 Tata Letak Fasilitas

  • Tata letak proses => mesin2 yg mempunyai fungsi sama dikelompokkan ke 1 lokasi
  • Tata letak produk => mesin tugas diatur sesuai dg urutan langkah dlm proses produksi dari sebuah produk
  • Tata letak sel => mesin yg diperuntukkan bagi urutan produksi tertentu dikelompokkan dlm sel sesuai dg prinsip kelompok teknologi
  • Tata letak posisi tetap => produk tetap berada di 1 lokasi serta tugas & peralatan yg dibutuhkan dibawa kepadanya

Tata Letak Proses

Tata Letak Proses

Tata Letak Produk

Tata Letak Produk

Tata letak Sel

Tata Letak Sel

Tata Letak Posisi yang tetap

Tata Letak Posisi Tetap

Otomatisasi Teknologi

  • Merupakan sistem yg sgt canggih yg dpt bekerja hampir tanpa bantuan para karyawan sedan di desain
  • Teknologi Jasa
  • Sistem manufaktur fleksibel => lini produksi otomatis berukuran kecil atau sedang yg dpt disesuaikan untuk memproduksi lebih dari 1 lini produk
  • CAD => tegnologi produksi dmn komputer melakukan pekerjaan untuk merancang produk baru
  • CAM => teknologi produksi dmn komputer membantu dlm menuntun & mengendalikan sistem manufaktur
  • Lokasi fasilitas
  • Perencanaan Fasilitas => penentuan & penyesuaian kemampuan organisasi untuk menghasilkan produk & jasa agar dapat memenuhi permintaan pelanggan

Manajemen Persediaan

  • Persediaan => barang2 yg disimpan organisasi untuk digunakan dalam prospod sampai penjualan produksi akhir kpd para pelanggan
  • Persediaan barang jadi => persediaan yg terdiri atas barang yg telah melewati prospod yg lengkap tp belum dijual
  • Persediaan brg ½ jadi => persediaan yg terdiri atas bahan yg masih menjalani tingkat prospod
  • Persediaan bahan baku => persediaan yg terdiri atas masukan dasar untuk prospod organisasi
  • Pentingnya persediaan

Kuantitas Pesanan Ekonomis

  • Merupakan teknik manajemen persediaan yg didesain untuk meminimalkan total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan untuk barang2 persediaan
  • Biaya pemesanan => biaya yg berkaitan dg penempatan pesanan aktual, spt biaya pos, penerimaan & inspeksi
  • Biaya penyimpanan => biaya yg berkaitan dg penyimpanan barang, spt biaya tempat penyimpanan, biaya keuangan dan pengeluaran penanganan material

Rumus EOQ

  • C = biaya pemesanan
  • H = biaya penyimpanan
  • D = permintaan tahunan

Contoh :

Sebuah rumah sakit harus memesan perban operasi. Biaya pemesanan perban operasi adalah $15, biaya penyimpanan tahunan $6 dan permintaan perban tahunan adalah 605. Maka

EOQ

Pemesanan Ulang

  • Reorder Point (ROP) dihitung dengan rumus berikut yg mengasumsikan bahwa dibutuhkan 3 hari untuk menerima pesanan setelah rumah sakit melakukan pemesanan:

Pemesanan Ulang

  • Titik pemesanan ulang = tingkat yg paling ekonomis dmn sebuah barang persediaan hrs dipesan kembali
  • Beberapa barang persediaan ekstra (safety stock) digunakan untuk memastikan bahwa rumah sakit tidak kehabisan perban operasi

Perencanaan Kebutuhan Material

  • Persediaan yang bergantung pada permintaan => persediaan dmn permintaan atas suatu barang bergantung pada permintaan terhadap barang2 persediaan barang2 lainnya
  • Persediaan kebutuhan material => sistem pengendalian & perencanaan persediaan yg bergantung pd permintaan yg menjadwalkan jumlah yg tepat dari semua material yg dibutuhkan untuk mendukung produk akhir yg diinginkan

Persediaan Just In Time

  • Merupakan sistem pengendalian persediaan yg menjadwalkan material harus tiba dg tepat ketika material tsb dibutuhkan di lini produksi

Manajemen Logistik & Distribusi

  • Logistik => Aktivitas yg dibutuhkan untuk memindahkan material secara fisik ke dalam fasilitas operasi perusahaan dan untuk memindahkan barang jadi ke para pelanggan
  • Distribusi => memindahkan barang jadi ke para pelanggan, juga disebut dengan pemenuhan pesanan

Mengatur Produktivitas

  • Produktivitas => hasil produk & jasa organisasi yg dibagi dg masukan organisasi
  • Produktivitas faktor total => rasio hasil total terhadap masukan dari buruh, modal, material dan energi
  • Produktivitas parsial => rasio hasil total terhadap masukan dari sebuah kategori masukan utama

Memperbaiki Produktivitas

  • Produktivitas teknologi yg lebih baik merujuk pd penggunaan mesin, robot, komputer & teknologi lain yg lebih efisien untuk meningkatkan hasil-hasil
  • Produktivitas pekerja yg lebih baik berarti memiliki pekerja yg memproduksi lebih banyak hasil dlm periode waktu yg sama
  • Produktivitas manajerial yg lebih baik hanya berarti bahwa para manajer melakukan pekerjaan menjalankan bisnis yg lebih baik

Pemecahan Masalah dengan GKM

7 Tools

  • Lembar Periksa (Check Sheet)
  • Diagram Pareto
  • Diagram Sebab Akibat
  • Histogram
  • Scatter Diagram
  • Run Chart
  • Control Chart (Variable & Attribute)

Lembar Periksa (Check Sheet)

Formulir dimana item-item yang akan diperiksa telah dicetak dalam formulir itu, dg maksud agar data dapat dikumpulkan secara mudah dan ringkas.


Tujuan Lembar Periksa

  1. Memudahkan proses pengumpulan data, terutama untuk mengetahui bagaimana suatu masalah sering terjadi
  2. Mengumpulkan data tentang jenis masalah yg sedang terjadi
  3. Menyusun data secara terorganisir
  4. Memisahkan antara opini dan fakta

Langkah-langkah Pembuatan Lembar Periksa

  1. Menjelaskan tentang tujuan pengumpulan data
  2. Identifikasi apa variabel (kuantitatif) atau atribut (kualitatif) karakteristik kualitas yang sedang diukur
  3. Menentukan Waktu atau tempat pengukuran (per jam? Per hari?)
  4. Mengumpulkan data item yang sedang diukur
  5. Menjumlahkan data yang telah diukur
  6. Mengambil tindakan perbaikan atas penyebab masalah yang sedang terjadi

Lembar Periksa (Data Variabel)

  • Kita ingin mengetahui variasi dalam ukuran diameter dari suatu part tertentu. Telah ditetapkan o/ bagian disain bahwa spesifikasi ukuran diameter adalah 8,300+- 0,008cm

Contoh Lembar Periksa untuk Distribusi Proses Produksi Part Tertentu

Lembar Periksa

Lembar Periksa (Data Atribut)

  • Kita akan memeriksa proses akhir dari produk mainan plastik. Pemeriksaan memberikan tanda periksa, setiap kali menemukan produk cacat. Periode pengumpulan data ditetapkan selama 1 minggu pada tanggal xx-xx-xxxx. Pemeriksa berhasil memeriksa 1000unit mainan plastik dan menemukan bahwa 29 unit mainan ditolak karena cacat

Contoh Lembar Periksa Untuk Item Cacat

Lembar Periksa Item cacat


Diagram Pareto

Grafik batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya kejadian.


Kegunaan Diagram Pareto

  1. Menunjukkan masalah utama dengan mengurutkan prioritas dari beberapa masalah
  2. Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan
  3. Menunjukkan tingkat perbaikan setelah tindakan perbaikan pada daerah terbatas
  4. Menunjukkan perbandingan masing-masing masalah sebelum dan sesudah perbaikan

Langkah-langkah dalam Membuat Diagram Pareto

  • Menentukan masalah apa yang akan diteliti, mengidentifikasi kategori-kategori atau penyebab-penyebab dari masalah yang akan dibandingkan. Setelah itu merencanakan dan melaksanakan pengumpulan data
  • Membuat ringkasan daftar atau tabel yang mencatat frekuensi kejadian dari masalah yang telah diteliti menggunakan formulir pengumpulan data atau lembar periksa

Ringkasan Masalah

  • Membuat Daftar masalah secara berurut berdasar frekuensi kejadian dari yang tertinggi sampai terendah, serta hitunglah frekuensi kumulatif, persentase dari total kejadian dan persentase dari total kejadian secara kumulatif

Ringkasan Masalah

  • Membuat dua buah garis vertikal dan horizontal

Histogram

  • Mengambil tindakan perbaikan atau penyebab utama dari masalah yang sedang terjadi.
  • Untuk mengetahui akar penyebab dari suatu masalah, kita dapat menggunakan diagram sebab-akibat atau bertanya mengapa beberapa kali

Diagram Sebab Akibat

  • Suatu diagram yang menunjukkan hubungan di antara sebab dan akibat. Sering juga disebut dengan Diagram Tulang Ikan

Fungsi Diagram Sebab Akibat

  • Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah
  • Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah
  • Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut

Langkah-langkah Membuat Diagram Sebab Akibat

  • Mulai dengan pernyataan masalah-masalah utama yang penting dan mendesak untuk diselesaikan
  • Tulis pernyataan masalah itu pada “kepala ikan” yang merupakan akibat
  • Tulis faktor-faktor penyebab utama (sebab-sebab) yang mempengaruhi masalah kualitas sebagai tulang besar, juga ditempatkan dalam kotak.
  • Tulis penyebab sekunder yang mempengaruhi penyebab utama
  • Tulis penyebab tersier yang mempengaruhi penyebab-penyebab sekunder
  • Tentukan item-item penting dari setiap faktor dan tandailah faktor-faktor penting tertentu yang kelihatannya memiliki pengaruh nyata terhadap karakteristik kualitas
  • Catat informasi yang perlu di dalam diagram sebab-akibat itu: judul, nama produk, proses, kelompok, daftar partisipan, tanggal dll

Contoh Diagram Sebab Akibat

Tulang Ikan


Tips untuk menjadi Problem Solver

  • Dilarang untuk takut terhadap masalah
  • Selalu menggunakan data yang dikumpulkan melalui pengukuran yang akurat, bukan perkiraan
  • Mempelajari alat-alat manajemen untuk menyelesaikan masalah, karena Anda tdk akan menang dengan “tangan kosong”
  • Meningkatkan kemampuan teknikal melalui belajar keahlian khusus, teknik-teknik dan tricks
  • Selalu mengikuti langkah-langkah sistematik dalam perencanaan proaktif dalam setiap aktivitas perencanaan
  • Analisis akar penyebab yang mungkin terjadi
  • Jangan pernah mencari “kambing hitam”
  • Jangan pernah menyalahkan situasi dan kondisi, tetapi kondisikanlah diri Anda pada situasi yang tempat untuk menyelesaikan masalah

Langkah Peningkatan Proses

  • Mendefinisikan Masalah dalam konteks proses
  • Identifikasi dan Dokumentasi Proses
  • Mengukur Kinerja
  • Memahami mengapa suatu masalah dalam konteks proses terjadi?
Tingkat Observasi Tindakan Hasil
Gejala Mobil tidak hidup Memanggil kendaraan derek Mengeluarkan biaya sek itar Rp 1.000.000
Penyebab Aki tdk berfungsi Mengganti aki mobil Tiba terlambat di tujuan
Akar Penyebab Perawatan preventif tdk dilakukan secara tepat Implementasi perawatan mobil sesuai saran pabrik Mobil tdk mogok lagi (masalah hilang)

Bertanya (Penjualan menurun)

No Bertanya Mengapa Jawaban
1 Mengapa penjualan menurun sebesar 12% dalam kuartal pertama? Sebab kita menjual lebih sedikit produk, sementara harga tetap
2 Mengapa kita menjual lebih sedikit produk? Sebab biaya untuk iklan berkurang sebesar 25%
3 Mengapa biaya untuk iklan berkurang 25%? Sebab proposal anggaran yang diminta tidak diterima tepat waktu
4 Mengapa proposal anggaran tidak diterima tepat waktu? Sebab manajer periklanan tidak ada
5 Mengapa manajer periklanan tidak ada? Sebab posisi itu tidak ditempati sejak departemen periklanan dibuka sejak dua bulan yang lalu

Bertanya (Mesin sering macet)

No Bertanya Mengapa Jawaban
1 Mengapa mesin sering macet? Sebab pemberian minyak pelumas tidak cukup
2 Mengapa pemberian minyak pelumas tidak cukup? Sebab pompa penyalur minyak pelumas tidak bekerja dengan baik
3 Mengapa pompa penyalur minyak pelumas tidak bekerja dengan baik? Sebab sumbu pompa tidak berfungsi
4 Mengapa sumbu pompa tidak berfungsi? Sebab minyak pelumas kotor masuk ke dalamnya
5 Mengapa minyak pelumas kotor masuk ke dalamnya? Sebab operator kurang berpengalaman dalam mengurus mesin

Budaya Mutu (3)

Budaya organisasi merupakan sistem makna terhadap nilai-nilai yang dianut bersama dan dihargai organisasi, yang berfungsi menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.

Unsur Kebudayaan

Unsur Kebudayaan

Budaya Mutu

Sistem nilai organisasi yang menciptakan lingkungan yang kondusif untuk keberlangsungan perbaikan mutu yang berkesinambungan. Budaya mutu terdiri dari nilai – nilai, tradisi, prosedur dan harapan tentang promosi mutu

Tujuan Budaya Mutu

Membentuk suatu lingkungan organisasi yang memiliki sistem nilai, tradisi, dan aturan – aturan yang mendukung untuk mencapai perbaikan mutu secara terus menerus

Karakteristik Organisasi yang Memiliki budaya Mutu

  • Berorientasi terhadap kepuasan konsumen
  • Obsesi terhadap perbaikan terus menerus
  • Keinginan yang tulus akan masukan dan umpan balik
  • Pendekatan kerja tim terhadap masalah dan proses
  • Kemitraan internal yang saling mendukung
  • Rekan kerja dipandang sebagai konsumen internal
5s

Five S

7 Wastes

Seven Wastes

Gugus Kendali Mutu

GKM adalah kelompok – kelompok kecil karyawan (4 – 8 orang) yang melakukan kegiatan pengendalian dan peningkatan mutu secara teratur, sukarela dan berkesinambungan dalam bidang–bidang pekerjaannya dengan menerapkan prinsip-prinsip dan teknik-teknik pengendalian mutu

Ciri-ciri GKM

  • Jumlah anggota 4 – 8 orang
  • Melakukan pertemuan di luar jam kerja
  • Menghasilkan risalah GKM dengan konsep PDCA
  • Pemecahan masalah dimulai dengan data dan diakhiri dengan data
  • Menggunakan alat kendali mutu statistik

Maksud GKM

  • Memberikan saran perbaikan dan pengembangan perusahaan
  • Menghargai harkat manusia
  • Memperlihatkan kemampuan pribadi sebagai manusia seutuhnya
  • Menciptakan suasana kerja yang bergairah dan terarah

Tujuan GKM

  • Terciptanya suasana kerja yang kondusif
  • Terciptanya peningkatan pengembangan diri dan kelompok
  • Terselenggaranya hubungan kerja yang harmonis
  • Terbinanya kemampuan kerja yang lebih positif dan konkrit

Manfaat GKM

  • Membiasakan berbicara dengan data dan sistematis
  • Melaksanakan pengendalian PDCA
  • Merangsang membiasakan diri untuk berbicara, mengemukakan pendapat
  • Melatih diri untuk bersikap terbuka dan tidak memaksakan kehendak
  • Mebiasakan diri untuk bersikap sadar akan waktu, biaya serta mutu
  • Melatih diri untuk berinisiatif, kreatif, serta proaktif
  • Menghayati dan melaksanakan konsep market
  • Merasa dirinya berada dalam suatu kesatuan sistem total

Kunci Keberhasilan GKM

  • Komitmen pimpinan
  • Pembinaan
  • Penghargaan
  • Partisipasi
  • Audit mutu

Langkah-langkah GKM

  1. Menentukan tema dan judul
  2. Mencari penyebab masalah
  3. Menentukan penyebab dominan
  4. Membuat rencana perbaikan dan melaksanakan perbaikan
  5. Meneliti hasil
  6. Standardisasi
  7. Menetapkan tema berikutnya

Contoh Masalah yang dipecahkan GKM

  • Penurunan waktu proses
  • Peningkatan mutu produk
  • Penyederhanaan proses
  • Peningkatan produktivitas
  • Penurunan scrap
  • Penurunan pengerjaan ulang
  • Penurunan biaya
  • Peningkatan kenyamanan kerja
  • Penurunan kecelakaan kerja

TQM & Kepuasan Pelanggan (2)

Review

  • Kualitas adalah usaha untuk memberi kepuasan bagi pelanggan
  • Kualitas meliputi produk, jasa, proses & lingkungannya
  • Kualitas yang selalu berubah kondisinya (kondisi dinamis), saat ini dianggap kualitas hari yg akan datang kemungkinan dianggap tidak kualitas
  • TQM = sistem manajemen yg mengangkat kualitas sbg strategi usaha & berorientasi pada kepuasan pelanggan dg melibatkan seluruh anggota organisasi

Manfaat TQM

  • Dengan perbaikan kualitas berkesinambungan, perusahaan akan dapat memperbaiki posisi persaingan
  • Upaya perbaikan kualitas akan menghasilkan peningkatan keluaran yg bebas dari kerusakan / mengurangi produk cacat

Prinsip TQM

  • Kepuasan pelanggan
  • Respek terhadap orang
  • Manajemen berdasar fakta
  • Perbaikan berkesinambungan

Faktor Penghambat TQM

  • Kepemimpinan yg tidak baik
  • Kerja sama tim yang kurang serasi
  • Proses penyebarluasan
  • Penggunaan pendekatan yg terbatas
  • Harapan yg terlalu berlebihan & tidak realistis
  • Intinya: Sebelum mencoba menerapkan, suatu perusahaan hrs paham benar tentang konsep TQM

Pelanggan

  • Kepuasan pelanggan -> perbedaan antara harapan & kinerja atau hasil yg dirasa
  • Tipe pelanggan : Internal, Perantara & Eksternal
  • Persamaan Kepuasan Pelanggan : Z = X/Y

dimana:

Z = kepuasan pelanggan

X = kualitas yg dirasa oleh pelanggan

Y = kebutuhan pelanggan

Faktor yg mempengaruhi persepsi & ekspetasi Pelanggan

  • Kebutuhan & Keinginan
  • Pengalaman masa lalu
  • Pengalaman dari teman-teman
  • Komunikasi melalui iklan & pemasaran

8 Dimensi untuk menganalisis kualitas produk

  • Kinerja (performance)
  • Features
  • Keandalan (reliability)
  • Kesesuaian (conformance)
  • Daya tahan (durability)
  • Kemampuan pelayanan (serviceability)
  • Estetika
  • Kualitas yang dirasakan

Jendela Pelanggan

  • Alat untuk memahami kebutuhan & keinginan pelanggan

Analisis manfaat dari suatu produk berbentuk barang

Jendela Pelanggan Pemetaan Manfaat dari Produk yang dijual

Atribut Kualitas Jasa

  • Realibility, kemampuan pihak pemberi jasa dalam memberikan apa yang dijanjikan
  • Assurance; pengetahuan, kesopanan dan kemampuan pekerja
  • Tangibles; fasilitas fisik, peralatan & penampilan dari personel pemberi jasa
  • Emphaty, perhatian & kepedulian dari pemberi jasa kepada penerima jasa
  • Responsiveness; berkaitan dengan tanggung jawab & keinginan untuk memberikan jasa yang prima serta membantu penerimaan jasa

Analisis Manfaat Jasa (Pelayanan)

Jendela Pelanggan Pemetaan Manfaat dari jasa yang ditawarkan

Survey Kepuasan Pelanggan

  • Metode pengumpulan data menggunakan instrumen telepon
  • Survey menggunakan surat
  • Pendekatan wawancara langsung

Langkah Survey Kepuasan Pelanggan

  • Definisikan masalah manajemen kualitas yang dihadapi
  • Menetapkan sasaran atau tujuan dari survey
  • Mencari data sekudner
  • Melaksanakan survey eksplorasi
  • Merencanakan strategi pengumpulan data
  • Merancang instrumen survey kepuasan pelanggan
  • Melaksanakan pengumpulan data primer
  • Proses dan analisis data
  • Interpretasi dan impelementasi hasil survey

Contoh Lembar Kuesioner karakteristik Kinerja Pelayanan Restoran